Häufig gestellte Fragen - FAQ

Basierend auf dem eGovernment Gesetz des Kantons St.Gallen (eingeführt 01.01.2019), wurde durch das eGov Kooperationsgremium beschlossen, das Projekt gemeinsam mit Kanton und den Schulträgern umzusetzen. Die neue Schulverwaltungslösung wurde entsprechend am 20.05.2019 als "E-Government-Service «Amt für Volksschule / Schulträger" deklariert. Dadurch ist die Nutzung von PUPIL für den Kanton und die Gemeinden obligatorisch. 

Staatsebenenübergreifende Prozesse werden optimiert und harmonisiert. Zudem sollen Schnittstellen minimiert werden. Durch eine verbindliche Prozess-, Anwendungs- und Datenarchitektur werden dabei Synergieeffekte genutzt. Der neue Service bildet die Basis für zukünftige E-Services der Volksschule.

• 05.01.2022: Publikation der Ausschreibung und Unterlagen auf SIMAP
• 05.07.2021: Zuschlag an die Pupil AG in Wil
• Ab Oktober 2021: Erarbeitung der Detailkonzepte und Entwicklung des Prototyps
• Ab Oktober 2022: Pilotschulen testen die Lösung in der Praxis
• Ab 2023: Schrittweise Einführung der neuen Applikation beim Kanton und den Schulträgern 
• Dezember 2025: Projektabschluss

Für die Ausschreibung wurden zu folgenden Bereichen Prozesse beschrieben:

• Administrative Prozesse Schulbetrieb (Schulverwaltung & Schulleitung)
• Administrative Prozesse Unterricht/Schule (Lehrpersonen/Schulleitung)
• Administrative Prozesse Personal (Schulverwaltung & Schulleitung)
• Kantonale Prozesse (AVS)
• Kantonale Prozesse (Sonderpädagogik)
• Mittagstisch und Tages- und Ferienbetreuung
• Musikschulen
• Übergreifende Prozesse

Die Applikationslandschaft «VRSG SV» und die Schüleradministrationslösung «LehrerOffice» bleiben bis zur Einführung des neuen Systems in Betrieb und werden bis dahin weiterhin durch den Kanton finanziert.

Ende Juni 2022 wurden die Schulträger (Schulpräsidium) über die Rahmenbedingungen vor Ort befragt. Zudem konnten die Schulträger drei favorisierte Zeitslots für die Einführung von PUPIL@SG angeben. Im Oktober 2022 wurden die Schulträger durch die Projektleitung über die Slotzuteilung informiert. In Planung sind aktuell sieben Slots zwischen Frühling 2023 und Herbst 2025.

Für die Steuerung des Projekts ist ein Projektausschuss zuständig. In diesem sind Mitglieder des SGV, VSLSG, KLV, des NetzSG Ressort Schule, Mitarbeitende vom AVS sowie die Pupil AG vertreten. Bei Teilprojekten werden Personen der beteiligten Anspruchsgruppen beigezogen. 

Bei der Erhebung der Prozesse und zur Erstellung der Prozesslandkarte wurden Personen aus der Schulverwaltung, Schulleitung, Lehrpersonen und Mitarbeitende des AVS eingebunden. 

Aktuell wird die Software in sechs Pilotschulen getestet. Dabei wird verifiziert, ob PUPIL sämtliche gestellten Anforderungen erfüllen kann und wie die Software für den Kanton St.Gallen parametriert werden kann. 

Auf individuelle Anliegen kann zurzeit nicht eingegangen werden. Zentrale Fragen werden laufend hier im FAQ aufgenommen. Bitte wenden Sie sich bei Anliegen an Ihre Konventsvertretungen. Diese werden Anliegen bündeln und an die Projektleitung weitergeben. 

Ja, bei diesem Projekt handelt es sich um einen eGovernment-Service. Der Service wurde im Mai 2019 im Rahmen des Gesetzes über eGovernment als strategisch definiert. Die daraus resultierende Fachanwendung wird für das Amt für Volksschule und die Schulträger im Kanton St.Gallen somit obligatorisch. Ausgenommen sind dabei die Sonderschulen. 

Die Sonderschulen wurden bei der Befragung zur aktuellen Architektur ebenfalls berücksichtigt, damit die Projektleitung ein möglichst umfassendes Bild von den im Einsatz stehenden Fachapplikationen erhält. Auf Grund der hohen Vielfältigkeit in Bezug auf die zu unterstützenden Prozesse, werden die Sonderschulen vorerst nicht verpflichtet den eGovernment-Service zu nutzen. Im Sinne einer Weiterentwicklung wird nach Projektabschluss geprüft, in wie weit die Sonderschulen die neue Fachanwendung nutzen könnten.

Aktuell in Prüfung ist ein Einsatz von PUPIL@SG für die Zeugniserstellung bei den Sonderschulen.

Die Kosten werden gemäss E-Government-Gesetz hälftig durch den Kanton und die politischen Gemeinden übernommen. Der Betrag wird seit 2020 über fünf Jahre verteilt ins Budget aufgenommen.

Der Beitrag, der von den politischen Gemeinden übernommen wird, setzt sich für die einzelnen Gemeinden aus einem Sockelbeitrag und der Anzahl Einwohnerinnen und Einwohner zusammen. Eine interne Weiterverrechnung an die Schulträger ist möglich und liegt in der Kompetenz der politischen Gemeinde.

Die Rechnungstellung erfolgt an die politischen Gemeinden. Für die Weiterverrechnung berücksichtigen die Gemeinden die geltenden Vorgaben im Handbuch RMSG des Amtes für Gemeinden.

Das Projekt beinhaltet auch die Konzeption und Realisierung des neuen Services. Diese Kosten sind bereits 2020 angefallen.

Sowohl die kantonale Datenschutzbeauftragte als auch vertretend für die Schulträger des Kantons ist auch die städtische Datenschutzbeauftragte (St.Gallen) im Projekt involviert.

Derzeit läuft die Vorabkonsultation mit den Datenschutzfachstellen. Im Projekt ist der Anspruch auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze sehr wichtig, weshalb beispielsweise die Softwarearchitektur mit je einem unabhängigen Mandant für die einzelnen Schulträger gewählt wurde und Rollen- und Berechtigungskonzepte für 45 Benutzerrollen entwickelt wurden. Zudem finden während dem Projekt mehrere Sicherheitsaudits mit externen Firmen statt. Das erste findet im Q1 2023 statt.

PUPIL unterstützt grundsätzlich mehrere Varianten der Zweifaktoren-Authentifizierung. Je nach Implementierungsvariante (z.B. Anbindung an M365 oder Authentifizierung direkt bei PUPIL) beim Schulträger wird die Zweifaktoren-Authentifizierung etwas anders ausgeprägt sein. Aktuell werden die unterschiedlichen Konzepte dazu ausgearbeitet

Es ist vorgesehen, dass sämtliches pädagogisches Personal, das auf der Plattform Informationen erfassen muss, Zugriff erhält. Der Zugriff und die Berechtigungen auf die Daten unterscheiden sich dabei von Rolle zu Rolle. 

Für die Datenweitergabe an andere Schulträger müssen die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden. Deshalb wird dafür ein standardisierter Prozess eingehalten, bei dem die weiterzugebenden Dateninhalte (Felder) klar definiert sind.

Diese Daten fliessen mittels Export und Importfunktionen. Eine automatisierte Schnittstelle ist aus Datenschutzgründen nicht möglich. Die Daten der Schulträger werden grundsätzlich in separaten Datenbanken gehalten.

Es wird im Verlauf des Projekts und in Zusammenarbeit mit der Datenschutzfachstelle geprüft, ob Daten unter bestimmten Voraussetzungen (Bereinigung, Datensparsamkeit, etc.) teilautomatisiert weitergegeben werden können.

Es gilt die Fristenliste  (Aufbewahrungsfristen für Unterlagen der St.Galler Gemeinden) sowie weitere existierende gesetzliche Grundlagen. Wo keine Grundlagen vorhanden sind, wird das Datenlifecycle im Projekt definiert. Dabei werden Vorgaben der Datenschutzfachstelle eingehalten.

Eine Dokumentenablage ist für Mitarbeitende einer Schule wie auch für Schülerinnen und Schüler inkludiert. Über spezifische Berechtigungen/Regeln wird der Zugriff definiert. 

Nein, da die Daten auf autonomen Servereinheiten liegen. Die Instanzen von PUPIL sind komplett voneinander getrennt. Ein Zugriff von der Instanz A auf die Instanz B ist nicht möglich.

Im Projekt wird grundsätzlich der definierte Fahrplan eingehalten. Die Schulträger konnten sich auf verschiedene «Einführungsfenster/-slots» bewerben. Das Projektteam hat versucht, die Wünsche soweit als möglich zu berücksichtigen, musste aber bei der Planung verschiedene Parameter beachten. 

Umsysteme können angebunden werden. Diese Anbindung muss jeweils standardisiert über die Datendrehscheibe Connect SG stattfinden. Verschiedene Anbindungen sind im Standard vorgesehen, bspw. an Finanz- und HR-Systeme, Microsoft 365, Untis und DaVinci (Übernahme Anzahl Lektionen für den Berufsauftrag). Für Aufwände im Zusammenhang mit der Anbindung der Umsysteme müssen die Schulträger selbst aufkommen. 

Für die Anbindung von PUPIL@SG an eigene Umsysteme (z.B. Personaladministration, Finanzsysteme) oder individuelle Konfigurationen müssen die Kosten durch den Schulträger getragen werden. Diese sind nicht im Gesamtprojekt enthalten (out of scope). 

Das Modul Elternkommunikation besteht aus verschiedenen Modulen aus PUPIL. Im Angebot steht eine Messenger-App zur Verfügung, über die das Schulpersonal mit den Erziehungsberechtigten kommunizieren kann. Weiter können auf Wunsch Absenzmeldungen (Krankheit, Jokertage, etc.) über die App eingegeben werden. Diese Meldungen werden im Anschluss direkt und automatisiert in das Schulverwaltungssystem sowie das Journal der Schülerinnen und Schüler übertragen.

Im Rahmen der Neubeschaffung einer Schuladministrationslösung für die Schulverwaltung sowie der Neubeschaffung eines Werkzeugs zur Unterstützung der Lehrpersonen und weiterem pädagogischen Personal wurde die Elternkommunikation als Option ausgeschrieben. Sie ist ein Bestandteil der umfangreichen Software-Suite PUPIL, welche am 05.07.2021 den Zuschlag erhalten hat. Dies, nachdem der Bedarf nach einer elektronischen Kommunikationslösung mit Erziehungsberechtigten während er Corona-Pandemie gestiegen ist. Die Schulträger wurden im März 2022 mittels Infomail durch das Amt für Volksschule über das Vorgehen zum vorzeitigen Bezug informiert und die Lösung steht den Schulträgern seit Juni 2022 auf Wunsch zur Verfügung.

Für einzelne Kommunikationsmodule, wie dem PUPIL Messenger, stehen Anleitungen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese können den Eltern zur Verfügung gestellt und an Elternabenden verteilt werden. 

Nein. Wenn Erziehungsberechtige den Messenger nicht einsetzen möchten, müssen die Lehrpersonen und die Schule einen anderen Weg suchen, um mit den Eltern zu kommunizieren.

Die Schule hat die Eltern gemäss Art. 92 Abs. 2 des Volksschulgesetzes (sGS 213.1; abgekürzt VSG) in geeigneter Weise zu informieren. Die Geeignetheit wird nicht durch den Willen oder die Absicht der Schule definiert, sondern inwiefern die Informationen der Schule an die Eltern sichergestellt werden kann. Wenn Eltern bspw. nicht über die technische Voraussetzung – oder anders gesagt nicht über das Übermittlungsinstrument – verfügen, hat die Schule einen anderen Weg zu suchen. 

Auf Aprendo wird es keine Weiterbildung zu PUPIL@SG geben. Die Plattforminhalte sind exklusiv für die Umsetzung der ITBO.