Häufig gestellte Fragen - FAQ

Staatsebenenübergreifende Prozesse werden optimiert und harmonisiert. Zudem sollen Schnittstellen minimiert werden. Durch eine verbindliche Prozess-, Anwendungs- und Datenarchitektur werden dabei Synergieeffekte genutzt.

Zudem wird der neue Service die Basis für zukünftige E-Services der Volksschule bilden.

Die Zeitplanung sieht aktuell wie folgt aus (Stand August 2021):

• Die Ausschreibung ist am 5. Januar 2021 erfolgt. Die Unterlagen wurden auf SIMAP publiziert. 
• Der Zuschlag wurde am 05.07.2021 an die Pupil AG in Wil erteilt.
• Im Oktober 2021 starten die Erarbeitung der Detailkonzepte und die Entwicklung Prototyps. 
• Die ersten Pilotschulen werden die Lösung im dritten Quartal 2022 testen. 
• Ab 2023 ist die schrittweise Einführung der neuen Applikation beim Kanton und den Schulträgern vorgesehen. 
• Geplant ist, das Projekt im Dezember 2025 abzuschliessen.

Ende Juni 2022 werden die Schulträger (Schulpräsidium) mit einer Umfrage bedient werden. Ziel der Umfrage ist, von Seiten Projekt einen guten Überblick über die Rahmenbedingungen bei den Schulträgern zu erhalten. Anschliessend wird die Einführungsplanung durch die Projektleitung vorgenommen.   

In Planung sind aktuell sechs Slots zwischen Herbst 2023 und Herbst 2025.

Die Zuteilung der Slots wird von sehr vielen Faktoren abhängen (Komplexität, Grösse, Art des Schulträgers, Region, etc.). Die Schulträger werden im Rahmen der Umfrage zudem eine von ihnen favorisierte Zeitspanne für die Einführung von PUPIL angeben können. Dies aber ohne Gewähr, dass dem Wunsch auch entsprochen werden kann. 

Für die Steuerung des Projekts ist ein Projektausschuss zuständig. In diesem sind Mitglieder des SGV, VSLSG, KLV, des NetzSG Ressort Schule, Mitarbeitende im AVS sowie die Pupil AG vertreten. Bei Teilprojekten werden Personen der beteiligten Anspruchsgruppen beigezogen. 

Bei der Erhebung der Prozesse und zur Erstellung der Prozesslandkarte wurden Personen aus der Schulverwaltung, Schulleitung, Lehrpersonen und Mitarbeitende des AVS eingebunden. 

Aktuell befinden wir uns noch in der Prototypphase von PUPIL für den Kanton St.Gallen. Dabei wird verifiziert, ob PUPIL sämtliche gestellten Anforderungen erfüllen kann und wie die Software für den Kanton St.Gallen parametriert werden kann. Dabei unterstützen uns Vertreterinnen und Vertreter aus allen Schulstufen und Anspruchsgruppen. Einen ersten Eindruck vom neuen Service erhält man hier. Link

Nach den Sommerferien sind Informationsveranstaltungen (online) für alle Interessierten geplant. 

Auf individuelle Anliegen können wir im Moment leider nicht eintreten. Zentrale Fragen werden laufend hier im FAQ aufgenommen. Bitte wenden Sie sich bei Anliegen an Ihre Konventsvertretungen. Diese werden Anliegen bündeln und an die Projektleitung weitergeben. 

Für die Ausschreibung wurden zu folgenden Bereichen Prozesse beschrieben:

• Administrative Prozesse Schulbetrieb (Schulverwaltung & Schulleitung)
• Administrative Prozesse Unterricht/Schule (Lehrpersonen/Schulleitung)
• Administrative Prozesse Personal (Schulverwaltung & Schulleitung)
• Kantonale Prozesse (AVS)
• Kantonale Prozesse (Sonderpädagogik)
• Mittagstisch und Tages- und Ferienbetreuung
• Musikschulen
• Übergreifende Prozesse

Bei diesem Projekt handelt es sich um einen eGovernment-Service. Der Service wurde im Mai 2019 im Rahmen des Gesetzes über eGovernment als strategisch definiert.

Die daraus resultierende Fachanwendung wird für das Amt für Volksschule und die Schulträger somit obligatorisch. 

Die Applikationslandschaft «VRSG SV» und die Schüleradministrationslösung «LehrerOffice» bleiben bis zur Einführung des neuen Systems in Betrieb und werden bis dahin weiterhin durch den Kanton finanziert.

Die neue Fachanwendung wird auch den Bereich «Schulalltag» beinhalten, welcher insbesondere die administrativen Prozesse der Lehrpersonen im Bereich Unterricht unterstützen wird. Somit ist die Ablösung des bestehenden «LehrerOffice» sichergestellt. Für den neuen Service wurden unter Einbindung der Anspruchsgruppen die, durch das künftige System unterstützenden Prozesse und Anforderungen, erhoben. Das bisherige «LehrerOffice» bleibt bis zur Einführung des neuen Systems in Betrieb und wird bis dahin weiterhin durch den Kanton finanziert.

Die Sonderschulen wurden bei der Befragung zur aktuellen Architektur ebenfalls berücksichtigt, damit die Projektleitung ein möglichst umfassendes Bild von den im Einsatz stehenden Fachapplikationen erhält. Auf Grund der hohen Vielfältigkeit in Bezug auf die zu unterstützenden Prozesse, werden die Sonderschulen vorerst nicht verpflichtet den eGovernment-Service zu nutzen. Im Sinne einer Weiterentwicklung wird nach Projektabschluss geprüft, in wie weit die Sonderschulen die neue Fachanwendung nutzen könnten.

Aktuell in Prüfung ist ein Einsatz von PUPIL@SG für die Zeugniserstellung bei den Sonderschulen.

Die Kosten werden gemäss E-Government-Gesetz hälftig durch den Kanton und die politischen Gemeinden übernommen. Der Betrag wird seit 2020 über fünf Jahre verteilt ins Budget aufgenommen.

Der Beitrag, der von den politischen Gemeinden übernommen wird, setzt sich für die einzelnen Gemeinden aus einem Sockelbeitrag und der Anzahl Einwohnerinnen und Einwohner zusammen. Eine interne Weiterverrechnung an die Schulträger ist möglich und liegt in der Kompetenz der politischen Gemeinde.

Die Rechnungstellung erfolgt an die politischen Gemeinden. Die Ausgaben können den selbständigen Schulgemeinden weiterverrechnet werden. Die Gemeinden berücksichtigen hierfür die geltenden Vorgaben im Handbuch RMSG des Amtes für Gemeinden.

Das Projekt beinhaltet auch die Konzeption und Realisierung des neuen Services. Diese Kosten sind bereits 2020 angefallen.

PUPIL unterstützt grundsätzlich mehrere Varianten der Zweifaktoren-Authentifizierung. Je nach Implementierungsvariante (z.B. Anbindung an M365 oder Authentifizierung direkt bei PUPIL) beim Schulträger wird die Zweifaktoren-Authentifizierung etwas anders ausgeprägt sein. Aktuell werden die unterschiedlichen Konzepte dazu ausgearbeitet

Es ist vorgesehen, dass sämtliches pädagogisches Personal, das auf der Plattform Informationen erfassen muss, Zugriff erhält. Der Zugriff und die Berechtigungen auf die Daten unterscheiden sich dabei von Rolle zu Rolle. 

Das Modul Elternkommunikation besteht aus verschiedenen Modulen aus PUPIL. In erster Linie wird der PUPIL Messenger für die Kommunikation eingesetzt. Dieser kann auf Wunsch durch das Absenzmodul ergänzt werden.

Die Schulträger wurden im März 2022 mittels Infomail durch das Amt für Volksschule über das Vorgehen zum vorzeitigen Bezug informiert.

Für einzelne Kommunikationsmodule, wie dem PUPIL Messenger, stehen Anleitungen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese können den Eltern zur Verfügung gestellt und an Elternabenden verteilt werden. 

Es gilt die Fristenliste  (Aufbewahrungsfristen für Unterlagen der St.Galler Gemeinden) sowie weitere existierende gesetzliche Grundlagen. Wo keine Grundlagen vorhanden sind, wird das Datenlifecycle im Projekt definiert. Dabei werden Vorgaben der Datenschutzfachstelle 

Eine Dokumentenablage ist für Mitarbeitende einer Schule wie auch für Schülerinnen und Schüler inkludiert. Über spezifische Berechtigungen/Regeln wird der Zugriff auf die Dokumentenablage definiert. 

Schülerdaten können mittels Export und Import übernommen werden. Eine automatisierte Schnittstelle oder gar gegenseitiger Zugriff, ist aktuell aus Datenschutzgründen nicht vorgesehen. Die Daten der Schulträger werden grundsätzlich in separaten Datenbanken gehalten. Aus technischer Sicht wäre eine automatisierte Weitergabe von Daten möglich. Es wird im Verlauf des Projektes und in Zusammenarbeit mit der Datenschutzfachstelle geprüft, ob Daten unter bestimmten Voraussetzungen (Bereinigung, Datensparsamkeit, etc.) teilautomatisiert weitergegeben werden können.

Im Projekt wird grundsätzlich der definierte Fahrplan eingehalten. Die Schulträger werden sich auf verschiedene «Einführungsfenster» bewerben können. Das Projektteam wird versuchen, diese soweit als möglich zu berücksichtigen, muss aber bei der Planung verschiedene Parameter beachten. Dazu wird den Schulträgern im Sommer eine Umfrage zugestellt.

Umsysteme können angebunden werden. Diese Anbindung muss jeweils standardisiert über die Datendrehscheibe Connect SG stattfinden. Verschiedene Anbindungen sind im Standard vorgesehen, bspw. an Finanz- und HR-Systeme, Microsoft 365, Untis und DaVinci (Übernahme Anzahl Lektionen für den Berufsauftrag). Für Aufwände im Zusammenhang mit der Anbindung der Umsysteme müssen die Schulträger selbst aufkommen. 

Die Instanzen von PUPIL sind komplett voneinander getrennt. Ein Zugriff von der Instanz A auf die Instanz B ist nicht möglich.