Hinweise zur Ausschreibung auf simap.ch

Nach Art. 35 IVöB enthält die Veröffentlichung einer Ausschreibung mindestens folgende Informationen (diese Informationen müssen in der Ausschreibungspublikation enthalten sein. Der blosse Verweis auf die Ausschreibungsunterlagen genügt nur bei den Zuschlagskriterien, wobei auch hier wegen des Vergabemonitorings durch Dritte die Nennung bereits in der Ausschreibung zu empfehlen ist):

a) Name und Adresse des Auftraggebers;

b) Auftrags- und Verfahrensart sowie die einschlägige CPV-Klassifikation, bei Dienstleistungen zusätzlich die einschlägige CPC-Klassifikation;

c) Beschreibung der Leistungen, einschliesslich der Art und Menge, oder wenn die Menge unbekannt ist, eine diesbezügliche Schätzung, sowie allfällige Optionen;

d) Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung;

e) gegebenenfalls eine Aufteilung in Lose, eine Beschränkung der Anzahl Lose und eine Zulassung von Teilangeboten;

f) gegebenenfalls eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Bietergemeinschaften und Subunternehmern;

g) gegebenenfalls eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Varianten;

h) bei wiederkehrend benötigten Leistungen wenn möglich eine Angabe des Zeitpunktes der nachfolgenden Ausschreibung und gegebenenfalls einen Hinweis, dass die Angebotsfrist verkürzt wird;

i) gegebenenfalls einen Hinweis, dass eine elektronische Auktion stattfindet;

j) gegebenenfalls die Absicht, einen Dialog durchzuführen;

k) die Frist zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen;

l) Formerfordernisse zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen, gegebenenfalls die Auflage, dass Leistung und Preis in zwei separaten Couverts anzubieten sind;

m) Sprache oder Sprachen des Verfahrens und des Angebots;

n) die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise;

o) bei einem selektiven Verfahren gegebenenfalls die Höchstzahl der Anbieter, die zur Offertstellung eingeladen werden;

p) die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung, sofern diese Angaben nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sind;

q) gegebenenfalls den Vorbehalt, Teilleistungen zuzuschlagen;

r) die Gültigkeitsdauer der Angebote;

s) die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen sowie gegebenenfalls eine kostendeckende Gebühr;

t) einen Hinweis, ob die Beschaffung in den Staatsvertragsbereich fällt;

u) gegebenenfalls zum Verfahren zugelassene, vorbefasste Anbieter;

v) eine Rechtsmittelbelehrung.

Nach Art. 48 Abs. 4 IVöB veröffentlicht der Auftraggeber für jeden Auftrag im Staatsvertragsbereich, der nicht in einer Amtssprache der Welthandelsorganisation (WTO) ausgeschrieben wird, zeitgleich mit der Ausschreibung eine Zusammenfassung der Anzeige in einer Amtssprache der WTO. Die Zusammenfassung enthält mindestens:

a) den Gegenstand der Beschaffung;

b) die Frist für die Abgabe der Angebote oder Teilnahmeanträge;

c) die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen.

Soweit diese Angaben nicht bereits in der Ausschreibung enthalten sind, geben die Ausschreibungsunterlagen nach Art. 36 IVöB  Aufschluss über:

a)  Name und Adresse des Auftraggebers;

b)  den Gegenstand der Beschaffung, einschliesslich technischer Spezifikationen und Konformitätsbescheinigungen, Pläne, Zeichnungen und notwendiger Instruktionen sowie Angeben der nachgefragten Menge;

c)  Formerfordernisse und Teilnahmebedingungen für die Anbieter, einschliesslich einer Liste mit Angaben und Unterlagen, welche die Anbieter im Zusammenhang mit den Teilnahmebedingungen einreichen müssen, sowie eine allfällige Gewichtung der Eignungskriterien;

d) die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung;

e) wenn der Auftraggeber die Beschaffung elektronisch abwickelt: allfällige Anforderungen an die Authentifizierung und Verschlüsselung bei der elektronischen Einreichung von Informationen;

f) wenn der Auftraggeber eine elektronische Auktion vorsieht: die Regeln, nach denen die Auktion durchgeführt wird, einschliesslich der Bezeichnung jener Angebotselemente, die angepasst werden können und anhand der Zuschlagskriterien bewertet werden;

g) das Datum, die Uhrzeit und den Ort für die Öffnung der Angebote, falls die Angebote öffentlich geöffnet werden;

h) alle anderen für die Erstellung der Angebote erforderlichen Modalitäten und Bedingungen, insbesondere die Angabe, in welcher Währung (in der Regel Schweizerfranken) das Angebot einzureichen ist;

i) Termine für die Erbringung der Leistungen.

Bei Ausschreibungen, die internationalen Vereinbarungen (WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen [GPA 2012], Bilaterales Abkommen zwischen der EU und der Schweiz über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens) unterstehen, muss dies in der Publikation vermerkt werden (Staatsvertragsbereich «ja» auswählen). Diese Ausschreibungen werden von simap.ch an das europäische Ausschreibungssystem TED (tenders electronic daily) weitergeleitet und dort mit einigen Tagen Verzögerung ebenfalls publiziert. Gleichzeitig mit der Ausschreibung im Staatsvertragsbereich muss zwingend eine Zusammenfassung in einer WTO-Sprache (Englisch, Französisch, Spanisch, wobei simap.ch Spanisch nicht unterstützt) publiziert werden. Mehr dazu unter den FAQ «Was hat es mit der Zusammenfassung auf sich?»

simap.ch bietet für das Stellen von Fragen an die Vergabestellen und deren Beantwortung ein Forum an. Wir empfehlen, Fragen ausschliesslich über dieses Forum zu beantworten, um die Gleichbehandlung aller Anbieter sicherzustellen und den administrativen Aufwand gering zu halten.

In der Ausschreibung unter 1.3 könnte dies wie folgt definiert werden:

• Fragen werden ausschliesslich über das Forum in simap.ch entgegengenommen, eine direkte Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle wird nicht beachtet. Alle Fragen werden am (Datum) über das Forum beantwortet.

Das verspätete Einreichen des Angebotes hat den Ausschluss zur Folge. Um für alle Beteiligten Klarheit zu schaffen, empfiehlt es sich, den Einreichungstermin möglichst genau zu definieren. Hierzu kann sowohl die Postaufgabe (Absendeprinzip) oder auch der Zeitpunkt des Eintreffens des Angebotes (Zugangsprinzip) gewählt werden. Letzteres ist verbreiteter, benachteiligt aber Anbieterinnen und Anbieter aus anderen Staaten. Beim Absendeprinzip ist zu beachten, dass Sendungen häufig keinen Poststempel tragen oder dieser nicht lesbar ist. Die Bemerkung könnte wie folgt lauten:

Zeitpunkt des Eintreffens:

• Das Angebot muss verschlossen und mit dem Vermerk «Ausschreibung "Ausschreibungstitel" - nicht öffnen» spätestens am Tag des letzten Abgabetermins, (Datum und Uhrzeit) bei der Einreichungsstelle eintreffen. Das Datum des Poststempels ist nicht massgebend. Bei Postversand sind die Beförderungsbedingungen der Post entsprechend zu berücksichtigen. Das Angebot kann ebenfalls persönlich unter derselben Adresse abgegeben werden (verlangen Sie eine Quittung mit Datum und Uhrzeit). Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden ohne weitere Beurteilung vom Verfahren ausgeschlossen und ungeöffnet retourniert. Das Risiko der rechtzeitigen Angebotszustellung liegt bei der Anbieterin / dem Anbieter.

Postaufgabe:

• Das Angebot muss spätestens am (Datum) versendet werden. Die Anbieterin / der Anbieter muss die rechtzeitige Aufgabe nachweisen können.

Die CPV-Nomenklatur schafft ein einheitliches Klassifikationssystem für das öffentliche Beschaffungswesen, durch das die Referenzsysteme vereinheitlicht werden sollen, die von den öffentlichen Auftraggeberinnnen und Auftraggebern verwendet werden, um den Gegenstand des Beschaffungsauftrags zu beschreiben. Über den CPV-Code werden interessierte Anbieterinnen und Anbieter auf Ihre Ausschreibung aufmerksam. 

Die öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggeber müssen den Code finden, der so präzise wie möglich dem Beschaffungsvorhaben entspricht. Falls die CPV-Nomenklatur nicht präzise genug ist, muss die Auftraggeberin oder der Auftraggeber sich auf die Abteilung, Gruppe, Klasse oder Kategorie beziehen, die dem beabsichtigten Beschaffungsvorhaben besser entspricht - einen allgemeineren Code, der zulässig sein kann, weil dieser mehr Nullen aufweist. Wenn mehrere Codes ausgewählt werden, ist es wichtig, als ersten Code jenen zu wählen, der den Auftrag am genauesten beschreibt. Das gilt besonders bei gemischten Aufrägen. So muss bei Lieferaufträgen mit geringem Anteil Dienstleistungen ein Code aus der Abteilung Lieferaufträge (mit ersten beiden Ziffern 03-44 oder 48) an erster Stelle stehen. Bei Bauaufträgen beginnt der erstgenannte CPV-Code immer mit 45, bei Dienstleistungsaufträgen immer mit einer Zahl zwischen 50 und 98.

Eine gute Suchmaschine für CPV-Codes findet sich auf www.cpvcode.de. Beim gefundenen Code nur die Ziffern vor dem Bindestrich übernehmen.

Mit dem Zulassen von Varianten, bieten Sie den Unternehmen die Möglichkeit, innovative Lösungen anzubieten. Schliessen Sie Varianten deshalb nicht unnötig aus. Die Zulassung von Varianten ist dort sinnvoll, wo innovative Lösungsvorschläge oder kostengünstigere Angebote erwartet werden können. Werden Varianten zugelassen oder sogar ausdrücklich gewünscht, sind die Zuschlagskriterien besonders sorgfältig zu wählen.

Eine Variante wird der Amtslösung (Grundangebot) gleichgesetzt, sowohl bei der Bewertung als auch bei der Verfügung. Damit eine Variante bewertet werden kann, muss die Anbieterin / der Anbieter auch eine Amtslösung anbieten (eine vollständige Amtslösung und eine Variante).

Die Anbieterin / der Anbieter ist bis zu diesem Termin an das Angebot gebunden. Das Angebot sollte deshalb mindestens bis zum voraussichtlichen Termin des Vertragsschlusses Gültigkeit besitzen, nicht nur bis zur Öffnung der Angebote oder dem Zuschlagstermin. Eine sehr lange Bindungsfrist dürfte das Angebot verteuern, denn die Anbieterin / der Anbieter wird einen Risikozuschlag einkalkulieren müssen, um sich gegen Preiserhöhungen abzusichern.

Bei allen offenen und selektiven Verfahren muss der Zuschlag, der mit schriftlicher Verfügung mitgeteilt wurde, zeitnah (bei Vergaben im Staatsvertragsrecht innerhalb von 30 Tagen) auch auf simap.ch veröffentlicht werden. Dasselbe gilt für alle Aufträge über den Schwellenwerten für das Einladungsverfahren, die gestützt auf einen Ausnahmetatbestand freihändig vergeben werden und deshalb gar nicht erst ausgeschrieben wurden. In diesen Fällen muss in simap.ch ein Zuschlag ohne Ausschreibung erfasst werden.

Die Publikation des Zuschlags erfolgt im Projektmanager unter «Bewerber» durch Markieren des berücksichtigten Unternehmens und Anwahl der Schaltfläche «Zuschlag». Kann ein Unternehmen nicht markiert werden (Checkbox schwarz), muss zuerst erfasst werden, dass es ein Angebot eingereicht hat, was wiederum voraussetzt, dass vorgängig vermerkt wurde, dass und wann die Unterlagen zugestellt worden sind.

Die Publikation des mittels Papierverfügung eröffneten Zuschlags im offenen oder selektiven Verfahren enthält keine Rechtsmittelbelehrung sondern folgenden Vermerk: «Gegen diese Publikation besteht kein Rechtsmittel». Die Publikation des auf einen Asunahmetatbestand gestützten freihändigen Zuschlags muss dagegen immer mit einer Rechtsmittelbelehrung versehen werden.

Ja. Ausnahmslos jede Zuschlagspublikation muss den Zuschlagspreis enthalten (Art. 48 Abs. 1 und Abs. 6 Bst. f i.V.m. Art. 51 Abs. 3 Bst. b IVöB). Die Wahl einer der Optionen «ohne Angabe» oder «Preisspanne der eingegangenen Angebote» ist nach dem neuen Vergaberecht nicht mehr zulässig (Nur der Bund darf unter gewissen Umständen auf die Preisangabe verzichten. Die Angabe der Preisspanne ist Kantonen vorbehalten, die das neue Vergaberecht noch nicht eingeführt haben).

Massgebend ist dabei jeweils der Gesamtpreis über die gesamte Laufzeit inkl. allfälliger Optionen und keinesfalls ein Einheitspreis, Stundensatz und dergleichen oder lediglich der Preis für den Grundauftrag. Dabei ist der Preis immer inkl. MWST anzugeben. Bei Aufträgen im Staatsvertragsbereich muss in einem weiteren Schritt für statistische Zwecke der Gesamtpreis bestätigt werden, damit der Zuschlag überhaupt publiziert werden kann.

Bei Zuschlagspublikationen ohne Angabe des Preises des berücksichtigten Angebots werden wir die Auftraggeberin / den Auftraggeber zur Publikation einer Berichtigung auffordern.

Warten Sie die Rechtskraft des Verwaltungsgerichtsentscheids ab. Im Projektmanager kann beim betroffenen Projekt unter «Bewerber» die Schaltfläche «Widerruf» (des Zuschlags) gewählt werden. Wenn der Widerruf nicht publiziert werden soll, füllen Sie die Eingabemaske nicht aus und gehen über «Abbrechen» wieder zurück in den Projektmanager. Nun steht unter «Bewerber» wieder die Funktion «Zuschlag» zur Verfügung. Der Zuschlag kann – wenn das Gericht den Zuschlag direkt einem anderen Anbieter erteilt hat – sofort, oder – bei Rückweisung – nach erneuter Vergabe wie gewöhnlich erteilt werden.

Ja. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn keine Einsicht in alle Beschaffungen dieser Beschaffungsstelle möglich sein soll oder wenn ein privater Organisator mit einzelnen Beschaffungen beauftragt werden.

Da sollten Sie nicht tun. Der private Organisator erhält damit Zugang zu allen Ihren bereits erfassten Beschaffungsprojekten. Falls dieser private Organisator sich später selbst um einen Auftrag bewerben will, werden Sie ihn unter Umständen wegen Vorbefassung ausschliessen müssen. Das dient weder Ihnen noch dem privaten Organisator.

Ja das ist möglich. Sie müssen dabei aber die Kontaktdaten der Beschaffungsstelle angeben, für die Sie eine Ausschreibung erfassen wollen. Die Registrierung wird nur freigegeben, wenn diese Beschaffungsstelle uns gegenüber der Registrierung ausdrücklich zustimmt. Sie dürfen diese Registrierung nicht auch für andere Beschaffungsstellen verwenden, sondern müssen pro Beschaffungsstelle für die Sie tätig sind, eine eigene Registrierung erfassen.

Bei der Ausschreibung von Aufträgen, die internationalen Vereinbarungen (Staatsvertragsbereich) unterstehen, müssen Sie zusätzlich zur Ausschreibung in deutscher Sprache eine Zusammenfassung in französischer oder englischer Sprache publizieren. Bis Ende 2020 wurden bei Anwahl des Staatsvertragsbereichs automatisch Felder für die Zusammenfassung am Ende der Ausschreibung platziert. 

Bei neu erfassten Ausschreibungen werden Sie nicht automatisch zur Erstellung der Zusammenfassung aufgefordert; es erfolgt lediglich ein Hinweis, dass einige Kantone diese verlangen. Sie müssen die Zusammenfassung manuell erstellen und dann freigeben. Dabei werden die Inhalte der korrespondierenden Felder aus der Ausschreibung in die Zusammenfassung kopiert. Sie müssen den Inhalt nur noch übersetzen (nicht einfach den deutschen Text stehen lassen). Weitere Zusammenfassungen in bspw. italienischer Sprache sind fakultativ. Eine Zusammenfassung in der gleichen Sprache wie die Ausschreibung ist dagegen sinnlos.

Wettbewerbe sind zwar keine Vergabeverfahren und Wettbewerbspublikationen werden auch nicht an das europäische Ausschreibungssystem TED übermittelt. Trotzdem sollte bei Wettbewerben nicht auf die Zusammenfassung in einer WTO-Sprache verzichtet werden, wenn später ein Auftrag freihändig an die Gewinnerin des Wettbewerbs erteilt werden soll, denn das GPA verlangt hierfür u.a. auch die Einhaltung der Grundsätze des Übereinkommens in Bezug auf die Veröffentlichung (Art. XIII Abs. 1 Bst. h Ziff. i GPA).  

Die Vorankündigung erlaubt unter Einhaltung der Voraussetzungen von Art. 47 Abs. 3 IVöB die Verkürzung der Eingabefrist. Sie kann aber auch für einen «Request for Information» (abgekürzt RFI; Marktabklärung) verwendet werden. Beachten Sie bitte, dass die Vorankündigung bei Aufträgen, die internationalen Vereinbarungen unterstehen, im Gegensatz zu Ausschreibung, Zusammenfassung, Abbruch, und Zuschlag nicht an TED (Tenders Electronic Daily) weitergeleitet wird. Sie sollten deshalb auf die Verkürzung der Eingabefrist nach Vorankündigung verzichten oder die Vorankündigung direkt in TED erfassen, wenn Sie ernsthaft an Angeboten ausländischer Anbieterinnen interessiert sind.

Wählen Sie in Schritt 3 Ziffer 2.4 «Aufteilung in Lose / mehrere Beschaffungen» entweder «Ja» oder «Ja (ohne Spezifizierung)» aus. Wenn Sie «Ja» gewählt haben, können Sie die Lose im nachfolgenden Schritt 4 spezifizieren (genauer beschreiben und bspw. pro Los eigene Zuschlagskriterien definieren). Ohne Spezifizierungen beschreiben Sie die Lose nur in den Ausschreibungsunterlagen detailliert. Wenn bei dieser ersten Erfassung nicht mehrere Lose oder Beschaffungen erfasst wurden, sollten im Projekt keine weiteren Ausschreibungen erfasst werden. Sie müssen die weiteren Ausschreibungen dann als eigene Projekte erfassen.

Publikationen auf simap.ch werden erst in der Nacht aufgeschaltet und sind ab Beginn des von Ihnen gewählten Publikationsdatums (0 Uhr) für Anbieter sichtbar.

Eine in simap.ch freigegebene Publikation wird seit 1. Juni 2023 nicht mehr an das Amtsblatt (Publikationsplattform) übertragen, weil nach dem neuen Beschaffungsrecht die Publikation auf simap.ch rechtsverbindlich ist und eine zusätzlich Veröffentlichung im Amtsblatt nur noch informativen Charakter hat. Eine Beschaffungsstelle, die bspw. eine Ausschreibung auch im Amtsblatt veröffentlichen will, muss diese manuell auf der kantonalen Publikationsplattform erfassen. Dabei sollte die Rechtsmittelbelehrung weggelassen und stattdessen auf die Publikation in simap.ch verlinkt werden.

Die Verlinkung auf eine Publikation in simap.ch ist mit folgendem Link möglich: https://www.simap.ch/shabforms/servlet/web/DocumentSearch?SELTYPE=ALL&NOTICE_NR=N (N durch die siebenstellige Meldungsnummer aus simap.ch ersetzen). Verlinkung auf die Gesamtansicht eines Projekts: https://www.simap.ch/shabforms/servlet/Search?EID=3&projectId=N (N durch die sechsstellige Projekt-ID aus simap.ch ersetzen)

Sie können sie selbst nicht mehr anpassen. Wir können den Status vor der Veröffentlichung aber zurücksetzen, damit Sie Korrekturen vornehmen können. Nehmen Sie dazu sofort telefonisch mit uns Kontakt auf. Andernfalls bleibt Ihnen immer noch die Möglichkeit der Berichtigung Ihrer Publikation in simap.ch.

Berichtigen lässt sich fast alles, abgesehen von Referenz und Rechtsmittelbelehrung. Achten Sie bei der Berichtung darauf, den zu berichtigenden ursprünglichen Feldinhalt wortwörtlich zu übernehmen und nicht zusammenzufassen oder zu umschreiben, weil TED sonst damit nicht klarkommt und die Berichtigung nicht auf TED publiziert wird. 

Die Unterlagen stehen den Anbieterinnen und Anbietern ab Publikation der Ausschreibung zur Verfügung, sofern nicht in Kap. 3.12 ein späteres Bereitstellungsdatum erfasst wurde. Nach der Publikation hochgeladene weitere Unterlagen stehen sofort zur Verfügung (dies ist bei Ausschreibungen im Kanton St.Gallen möglich, kann in anderen Kantonen aber ausgeschlossen sein).

In einem selektiven Verfahren werden vor der Publikation der Ausschreibung  im ersten Schritt die Teilnahmeunterlagen (im Feld «Dokumentart» als solche zu kennzeichnen, vgl. übernächste Frage) für die Teilnehmerauswahl hinterlegt. Die Ausschreibungsunterlagen können bereits hochgeladen werden, stehen den Anbietern aber noch nicht zur Verfügung. Wollen Sie alle Unterlagen von Beginn weg zur Verfügung stellen, müssen Sie diese als Teilnahmeunterlagen bezeichnen.

Im zweiten Schritt der Ausschreibung (nach der Teilnehmerauswahl) werden Sie bei der Präqualifikation selektierter Anbieterinnen und Anbieter dazu aufgefordert, die Ausschreibungsunterlagen zu hinterlegen, sofern Sie dies nicht schon vorher getan haben. Die Ausschreibungsunterlagen können in jedem Fall nur von den in simap.ch als präqualifiziert ausgewählten Anbieterinnen und Anbietern eingesehen bzw. heruntergeladen werden.

Verlangen Sie, dass die interessierten Anbieter sich über simap.ch selbst für die Präqualifikationsphase anmelden. Nur dann haben diese später auch Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen. Wenn Sie als Beschaffungsstelle die Anbieter stattdessen selbst eintragen, müssen Sie diesen später auch die Ausschreibungsunterlagen selbst zustellen.

Das Forum für Fragen der Anbieterinnen und Anbieter steht auf simap.ch nur einmal zur Verfügung. Ein zweite Fragerunde müssen Sie händisch ausserhalb simap.ch abwickeln.

Dies ist ein häufiger Fehler beim selektiven Verfahren (betrifft auch Wettbewerbsverfahren mit Präqualifikation). Bei der Erfassung von Unterlagen im selektiven Verfahren muss jeweils angegeben werden, ob es sich um Teilnahmeunterlagen (1. Phase / Präqualifikationsphase) oder Ausschreibungsunterlagen (2. Phase / Angebotsphase) handelt. In der 1. Phase sind nur die als Teilnahmeunterlagen bezeichneten Unterlagen für die Anbieterinnen und Anbieter abrufbar, auch wenn die Ausschreibungsunterlagen bereits hochgeladen wurden. In der Unterlagenliste in simap.ch ist leider nicht sofort erkenntlich, welcher Kategorie die Unterlagen zugeordnet wurden (vgl. nachfolgendes fiktives Beispiel, bei dem die ersten drei Dokumente zu den Teilnahmeunterlagen gehören und das vierte Dokument zu den Ausschreibungsunterlagen). 

Prüfen Sie im Projektmanager, ob die Unterlagen korrekt zugeordnet wurden. Klicken Sie dazu in der Dokumentenübersicht auf das Icon mit Stift und Dokument und passen Sie nötigenfalls die Zuordnung nachträglich an.

Wurde der Auftrag im offenen oder selektiven Verfahren auf simap.ch ausgeschrieben, muss auch der Abbruch des Verfahrens mit einer kurzen Begründung publiziert werden. Den Abbruch erfassen Sie im Projektmanager unter «Bewerber» mit der Schaltfläche «Abbruch».