Aktenführung und Archivierung

Eine geordnete Aktenführung bietet aktenproduzierenden Stellen vielfältigen Nutzen. Angesichts von Massenschriftgut und elektronischer Geschäftsverwaltung lässt sich auch die Archivierung nur dann erfolgreich gestalten, wenn bereits die Aktenführung in der Verwaltung nach bestimmten Vorgaben praktiziert wird. Aktenführung – ob analog oder elektronisch – basiert auf drei zentralen Prinzipien: Ordnungssystem, Organisationsvorschriften und Dossierbildung. Mit dem Erlass der fachtechnischen Richtlinie "Mindestanforderungen an die Aktenführung" stützt sich das Staatsarchiv auf die vom Verein eCH und von anderen Verwaltungsorganen (Bund, Kantone) entwickelten Standards.

Die Einführung eines GEVER-Systems kann nur auf Basis einer geordneten Aktenführung erfolgen. Das Staatsarchiv St.Gallen setzt – wie auch die Staatsverwaltung St.Gallen – die Software OneGov GEVER ein. Falls Sie dieses wichtige Thema bei Ihnen angehen möchten, finden Sie unten eine ganze Palette von Unterlagen, Hilfsmitteln und Vorlagen. Wenn Sie zum GEVER-Projekt Fragen haben, melden Sie sich bitte direkt bei der Staatskanzlei.

Aus der Gesamtheit der von den öffentlichen Organen erzeugten Unterlagen ermittelt das Staatsarchiv denjenigen Teil, dem besondere rechtliche oder historische Bedeutung zukommt (Bewertung). Akten dürfen nie(!) vernichtet werden, bevor das Staatsarchiv darüber befunden hat. Im Idealfall sollte die Archivwürdigkeit von Unterlagen (Akten) schon bei ihrer Erstellung geklärt sein. In der Praxis erfolgt die Bewertung jedoch oft im Zusammenhang mit der Ablieferung von Altakten. Das Staatsarchiv nimmt zu diesem Zweck eine systematische Analyse von Aufgaben und Unterlagenproduktion der Dienststelle vor. Als Ergebnis dieser Abklärungen entstehen prospektiv ausgerichtete Bewertungsmodelle mit Vereinbarungen zwischen Staatsarchiv und Dienststelle, in denen für die wichtigsten Unterlagentypen die Frage der Archivwürdigkeit geklärt wird. Wesentliche Elemente aus Bewertungsmodellen sind über den Basiseintrag zum jeweiligen Aktenbildner (Stufe Fonds) im Online-Archivverzeichnis des Staatsarchivs auch öffentlich zugänglich.

Das Staatsarchiv übernimmt ausschliesslich archivwürdige Unterlagen. Jede Ablieferung erfordert deshalb eine sorgfältige Vorbereitung. Bei konkreten Ablieferungsbegehren wenden Sie sich bitte frühzeitig (mindestens 9 Monate vor dem geplanten Ablieferungstermin) ans Staatsarchiv. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Wesentliche Regeln für den Umgang mit Akten haben ihre Gültigkeit unabhängig vom Informationsträger. So hängt die Bestimmung der Archivwürdigkeit von Akten (Bewertung) hauptsächlich vom Inhalt ab.

Es ist aber entscheidend, die spezifischen rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen zu kennen, welche im Bereich der digitalen Aktenführung und Archivierung zu erfüllen sind. Beispielsweise sind nur wenige Dateiformate tauglich für die Langzeitarchivierung.

Entscheidend ist ferner, dass die Frage der Langzeitarchivierung schon in einer frühen Phase des Lebenszyklus der Akten und bestenfalls bei der Konzeption entsprechender IT-Anwendungen angegangen wird. Dem frühzeitigen Kontakt zwischen Aktenbilder und Staatsarchiv kommt daher eine zentrale Bedeutung zu. Bei allfälligen Fragen wenden Sie sich bitte ans Staatsarchiv (Kontaktformular).