Die neue Schulverwaltungslösung wird bestehende Prozesse im Schulwesen digitalisieren, vereinheitlichen und vereinfachen. Als erster strategischer eGovernment-Service im Kanton St.Gallen wurde die Nutzung für alle St.Galler Gemeinden und deren Schulen verpflichtend beschlossen. Rund 9'000 Personen aus kantonalen Ämtern, Schulverwaltungen und Schulen werden mit der neuen Software arbeiten.
Durch die neue Schulverwaltungslösung sollen staatsebenen-übergreifende Prozesse optimiert und harmonisiert werden, indem die Applikation mit zentraler Datenhaltung (Once Only Prinzip) gemeinsam genutzt wird. Zudem sollen Schnittstellen standardisiert und dabei durch eine verbindliche Prozess-, Anwendungs- und Datenarchitektur Synergieeffekte genutzt werden.
Die Beschaffung wurde im Januar 2021 im offenen Verfahren ausgeschrieben; der Zuschlag an die Pupil AG, Wil, ist am 5. Juli 2021 zu einem Preis von 4,9 Millionen (exkl. Optionen, inkl. MwSt.) erfolgt. Das gleichnamige Produkt «PUPIL» ist eine webbasierte Cloudlösung (Hosting in der Schweiz) und kann geräteunabhängig genutzt werden. Es handelt sich um eine modulare Standardsoftware, für die nur wenige Funktionen für den Kanton St.Gallen und die Schulträger zusätzlich entwickelt werden müssen. «PUPIL» ermöglicht, Prozesse von der Schulverwaltung über den Unterricht bis hin zu den Erziehungsberechtigten zu digitalisieren.
Das System unterstützt Prozesse aus den folgenden Bereichen:
– Administrative Prozesse Schulbetrieb (Schulverwaltung und Schulleitung)
– Administrative Prozesse Personal (Schulverwaltung und Schulleitung)
– Administrative Prozesse Unterricht/Schule (Lehrpersonen/Schulleitung)
– Kantonale Prozesse (Amt für Volksschule)
– Mittagstisch, Tages- und Ferienbetreuung
– Musikschulen
«PUPIL» löst die bisher im Einsatz stehenden Produkte «LehrerOffice» und die Schulverwaltungslösung der Abraxas ab. Zudem werden diverse vorhandene Exceltools, die bis anhin insbesondere Prozesse der Personaladministration unterstützten, in PUPIL integriert.
Im Oktober 2021 startet die Erarbeitung der Detailkonzepte und des Prototyps. Die ersten Pilotschulen werden die Lösung im dritten Quartal 2022 testen. Ab 2023 ist die schrittweise Einführung der neuen Applikation beim Kanton und den Schulträgern vorgesehen. Geplant ist, das Projekt im Dezember 2025 abzuschliessen.
Für die Steuerung des Projekts ist ein Projektausschuss zuständig. In diesem sind Mitglieder des Verbands St. Galler Volksschulträger, des NetzSG Ressort Schule (st.gallischer Fachverband von und für Mitarbeitende in Städten und Gemeinden), Mitarbeitende des Amtes für Volksschule, Mitglieder des eGov St.Gallen digital Planungsausschusses sowie neu die Pupil AG vertreten. In verschiedenen Teilprojekten werden Fachkräfte der beteiligten Anspruchsgruppen, insbesondere aus den Gemeinden beigezogen.
Die Finanzierung erfolgt je hälftig durch den Kanton und die Gemeinden.
