Aus der Gesamtheit der von den öffentlichen Organen erzeugten Unterlagen ermittelt das Staatsarchiv denjenigen Teil, dem besondere rechtliche oder historische Bedeutung zukommt (Bewertung). Dabei ist zu beachten, dass Akten keinesfalls vernichtet werden dürfen, bevor das Staatsarchiv darüber befunden hat. Im Idealfall sollte die Archivwürdigkeit von Unterlagen (Akten) schon bei ihrer Erstellung geklärt sein. In der Praxis erfolgt die Bewertung jedoch meist im Zusammenhang mit der Ablieferung von Altakten. Das Staatsarchiv nimmt zu diesem Zweck eine systematische Analyse von Aufgaben und Unterlagenproduktion der Dienststelle vor. Als Ergebnis dieser Abklärungen entstehen prospektiv ausgerichtete Bewertungsmodelle mit Vereinbarungen zwischen dem Staatsarchiv und der jeweiligen Dienststelle, in welcher für die wichtigsten Unterlagentypen die Frage der Archivwürdigkeit geklärt wird. Wesentliche Elemente aus diesen Bewertungsmodellen sind über den Basiseintrag zum jeweiligen Aktenbildner (Stufe Fonds) im Online-Archivverzeichnis des Staatsarchivs auch öffentlich zugänglich.

Das Staatsarchiv übernimmt ausschliesslich archivwürdige Unterlagen. Jede Ablieferung erfordert deshalb eine sorgfältige Planung und Durchführung. Bei konkreten Ablieferungsbegehren wenden Sie sich bitte frühzeitig (mindestens 9 Monate vor dem geplanten Ablieferungstermin) ans Staatsarchiv. Wir helfen Ihnen gerne weiter! 

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